Oegstgeest
in
vogelvlucht
Haalt Oegstgeest in 2020 de deadline voor de jaarstukken wel?
Deadline betekent het uiterste tijdstip waarop een bepaalde handeling moet zijn verricht. Gelukkig wordt de oorspronkelijke, letterlijke betekenis niet meer toegepast. Dan zou de gemeente Oegstgeest bij gebrek aan mensen nog minder kritieke data halen. Want inwoners ervaren dat de gemeente niet steeds vragen op tijd beantwoordt, vergunningen binnen de termijn afgeeft en klachten tijdig afhandelt. Vorig jaar overschreed de gemeente een bijzondere tijdslimiet: de datum voor het indienen van de jaarstukken 2018.
'Geen ramp', denkt u, 'er zijn belangrijker onderwerpen voor de inwoners'. Dat is waar, maar de gemeente geeft geen goed voorbeeld, lijdt imagoschade en loopt het risico op ongewenste gevolgen door de wet niet na te leven. De uitspraak van de wethouder financiën over de vervelende verhouding met de accountant maakte het er niet beter op. Uit een artikel in het Leidsch Dagblad van 23 januari 2020 blijkt dat deze geschiedenis zich kan herhalen. Het niet halen van deze deadline kan leiden tot verzwaard financieel toezicht. Dan heeft de gemeente voor elke nieuwe uitgave toestemming van de provincie nodig. Daarbij speelt een rol dat de provincie al kritisch kijkt naar Oegstgeest met grote investeringen en stijgende schulden. De deadline kan nog worden gehaald, maar er is aan de jaarrekening 2019 nog veel werk voor de gemeente.
Deadlines haal je met een omgekeerde planning
Hoe het precies is gegaan, is niet duidelijk. Want over dit onderwerp is geen openbare informatie beschikbaar. Van de bespreking op 21 januari van de management letter van de accountant in de commissie Audit van de gemeenteraad is geen audioverslag of een verslag op papier. Een goed proces voor het halen van de deadline begint met een omgekeerde planning. Uitgaande van de uiterste datum plaats je de verschillende acties terug in de tijd. Je houdt daarbij speling voor onverwachte tegenvallers. Acties van derden zoals Servicepunt71 plan je samen in goed overleg. Dit doe je ook met de accountant: welke stukken van de gemeente heeft de accountant wanneer nodig om de deadline te halen? En welke kwaliteit dienen deze stukken te hebben? Daarbij heb je geregeld tussentijds overleg. En de gemeente en de accountant informeren elkaar direct over bijzondere ontwikkelingen met invloed op de planning. Dit proces vergt extra aandacht bij een nieuwe accountant zoals Oegstgeest die met ingang van het jaar 2019 heeft benoemd. Uit het genoemde artikel kun je opmaken, dat het proces niet is gelopen zoals hier beschreven. Duidelijk is wel dat de raad en het college – zeker na de misser van vorig jaar - beter samen moeten werken met de nieuwe accountant om de deadline van 15 juli 2020 te halen.
Simon Vogel